Selles artiklis tutvustame, mis on päevaraha: kellele päevaraha antakse, kui palju, mis tingimustel ja mida on oluline päevarahaga seoses teada. 

Päevaraha on töötajale makstav kompensatsioon, mis katab töölähetuse ajal tekkivaid igapäevaseid lisakulusid, nagu toitlustus ja väiksemad isiklikud kulutused. Päevaraha makstakse lisaks tavalisele töötasule ning selle eesmärk on tagada, et töötaja ei peaks ise tasuma kulutusi, mis on seotud tööülesannete täitmisega väljaspool tavapärast töökeskkonda.

Kui suur on päevaraha summa?

Päevaraha määrad ja maksustamine sõltuvad riigi seadustest ning ettevõtte sisepoliitikast. Välislähetuse päevaraha alammäär on 22,37 eurot. Eestis on olemas teatud maksuvaba piir, mille ulatuses tööandja võib päevaraha maksta ilma lisamaksukohustusteta. Varem oli selleks piirmääraks 50 eurot esimese 15 päeva kohta ja sealt edasi 32 eurot päeva kohta, aga 1. jaanuarist (2025) see summa tõusis ja nüüd on maksuvabaks summaks 75 eurot esimese 15 päeva kohta ja 40 eurot iga järgneva päeva kohta. Kui päevaraha ületab selle piiri, käsitletakse üle jäävat summat palgatuluna, mis tähendab, et sellele rakenduvad tavalised tööjõumaksud. Tööandjal on õigus vähendada välislähetuse päevaraha kuni 70%, kui töötajale on tagatud tasuta toitlustamine. See võimalus on tööõiguslik ega ole seotud päevaraha maksustamisega. Sellisel juhul võib tööandja makstava päevaraha summat vähendada kuni 6,71 euro võrra.

Oluline on meeles pidada, et päevaraha maksmine eeldab, et töötaja on ametlikult töölähetuses, mis tähendab, et tal on tööandja poolt kinnitatud lähetuskorraldus ning ta viibib tööülesannete täitmise eesmärgil väljaspool oma tavapärast töökohta. Lisaks päevarahale võib tööandja hüvitada ka muid töölähetusega seotud kulusid, nagu transpordi- ja majutuskulud. Täpsemad välislähetusega seotud detailid on oluline enne välislähetuse algust töötaja ja tööandja vahel läbi rääkida, et mõlemal oleks selge arusaam, millised kulud on kaetud ja palju päevaraha makstakse, et välislähetus sujuks ilma probleemideta.

Hea on teada, et kuigi päevaraha eesmärk on katta töölähetuse vältel tehtavad lisakulud, ei ole see otseselt seotud konkreetsete ostutšekkide või kuludokumentidega, seega töötaja ei pea tõendama, kuidas ta päevaraha kulutas. See muudab päevaraha administratiivse haldamise lihtsamaks nii tööandja kui ka töötaja jaoks. Küll aga on oluline tõendada, millal lähetus algas ja millal lõppes (nt lennupiletite, majutuse arvetega), kui see pole tõendatav, siis võib maksuamet selle käsitleda varjatud palgana ja summa kuulub maksustamisele.

NB! Päevaraha ei maksta:

• Kui lähetuse sihtkohaks on töötaja elukoht või tavapärane töökohariik.
• Kui tööandja katab kõik kulud (nt täielik toitlustus, majutus jms).
• Kui töötaja ei esita vajalikke dokumente (nt lähetuskorraldus, transporditõendid).
• Kui välisriigis asuv lähetuskoht asub vähem kui 50 km kaugusel töökoha asula piirist.

Päevaraha maksmine sõltub sõiduki väljumise või saabumise ajast ning lähtutakse tegelikust ajast, mida saab vajadusel tõendada

• Välislähetusse väljasõidu päeva eest, kui välisriiki suunduv sõiduk väljub hiljemalt kell 21.00
• Välisriigist saabumise päeva eest, kui sõiduk saabub pärast kella 3.00.

Töölähetuse päevaraha maksmine sõltub sellest, millal sõiduk tegelikult väljub või saabub, seega arvestatakse just tegelikku aega, mitte plaanilist graafikut. Juhul kui minnakse või tullakse ühistranspordiga ja ühissõiduk jääb hiljaks, siis tuleb lähtuda sõiduki tegelikust väljumisajas. Oluline on sellisel juhul, et tegelik aeg oleks Maksu- ja Tolliametile tõestatav nt oma sõidukile pileti müünud ettevõtte kinnituskirjaga või muu tõendiga.

 Kui töötaja peab ühelt välislähetuselt naastes kohe järgmisesse suunduma, makstakse maksuvaba päevaraha ühe päeva eest ainult ühekordses määras, et vältida topeltkompensatsiooni. 

Oluline on meeles pidada, et  maksuvaba päevaraha maksmise võimalus sõltub töötaja tegelikust töö tegemise asukohast. Kui töötaja töötab püsivalt kindlas kohas väljaspool oma alalist elukohta, tuleb see töölepingus selgelt fikseerida ning teda ei saa käsitleda lähetuses olevana. Maksu- ja Tolliamet hindab alati töö tegelikku asukohta ning võib keelduda päevaraha maksuvabastusest, kui see ei vasta töö tegelikele asjaoludele.

Juriidilise isiku maksuvaba piirmäär külaliste ja koostööpartnerite võõrustamisel

Alates 2025. aasta 1. jaanuarist on juriidilise isiku maksuvaba piirmäär külaliste või koostööpartnerite toitlustamise, majutamise, transpordi ja meelelahutuse kulude katmiseks tõusnud 50 euroni kuus varasema 32 euro asemel. See võimaldab ettevõtetel suuremas ulatuses maksuvabalt katta ärikohtumiste ja kliendisuhteid edendavate ürituste kulusid, ilma et neid loetaks erisoodustuseks. Kui kulutused ületavad selle piirmäära, käsitletakse ülejäävat summat erisoodustusena, millelt tuleb tasuda tulumaks ja sotsiaalmaks. Ettevõtted peavad siiski tagama, et kulutused on äriliselt põhjendatud ja korrektselt dokumenteeritud, et vältida maksualaseid vaidlusi.

Praktilised soovitused ettevõtjatele ja töötajatele

• Lähetuskorraldus olgu alati kirjalik- Enne lähetust vormista kirjalik lähetuskorraldus, kus on selgelt kirjas lähetuse eesmärk, sihtkoht, kuupäevad ja oodatav kulude hüvitamine ning kindlasti säilita see dokument raamatupidamises, kuna Maksu- ja Tolliamet võib seda kontrollida.
• Tõenda lähetuse pikkus ja sihtkoht korrektselt- Hoia alles kõik reisidokumendid (lennupiletid, hotelliarved, konverentsipääsmed jne.), mis tõendavad, et lähetus on toimunud.
• Kontrolli, et töölepingus on töö tegemise asukoht õigesti fikseeritud- Kui töötaja töötab püsivalt kindlas asukohas väljaspool oma elukohta, peab see olema lepingus fikseeritud, vastasel korral võib maksuhaldur käsitleda päevaraha alusetuna. Juhul kui töökoht muutub sageli, peab see olema dokumenteeritud ning põhjendatud.
• Väldi topeltpäevaraha maksmist- Kui töötaja läheb ühelt lähetuselt otse järgmisesse, tuleb maksuvaba päevaraha arvestada ühe päeva eest ainult ühekordselt. 
• Ole teadlik tasuta toitlustuse mõjust päevarahale- Kui tööandja tagab tasuta toitlustuse, võib päevaraha vähendada kuni 70% ulatuses. See peab olema kajastatud ettevõtte reeglites ja raamatupidamises.
• Kui kasutad eratransporti, tõenda sõiduki väljumis- ja saabumisaeg- Kui lähetus toimub sõiduautoga või muu mitte ühistranspordi-vahendiga, on hea hoida alles kütusetšekid, GPS-andmed või muud tõendid, mis kinnitavad, millal ja kuhu reis tegelikult toimus.
• Hoia dokumentatsioon korras ja selge- Maksu- ja Tolliamet võib päevaraha maksmise asjaolusid kontrollida kuni 7 aastat pärast maksmist, seega tuleb kõik dokumendid korrektselt arhiveerida. 

Kasuta spetsialisti abi

Siin artiklis on toodud olulisem päevaraha puudutav info, millega on oluline kursis olla. Iga üksikjuhtumi kohta on hea alati meie töötajatega detailsemalt üle täpsustada, et vältida võimalikku arusaamatust või väärtõlgendust.