Kui olete alustamas või juba alustanud äritegevusega Soomes, tuleb teil läbi mõelda ja ellu viia mitmeid samme, et vastata Soome seadustest tulenevatele nõuetele raamatupidamise osas. Siinkohal väike kokkuvõte, kuidas korraldada raamatupidamise sisseseadmine Soomes.

1. Põhjalik ülevaade vajalikest seadusesätetest ja maksudest

Igal Soomes tegutseval ettevõtjal on tarvilik viia ennast kurssi Soome raamatupidamise ja maksualase regulatsiooniga. Eesti ja Soome seadusandluses on sarnasusi, kuna mõlemad lähtuvad EL õigusraamistikust, kuid siiski on ka mitmeid põhimõttelisi erisusi, mis mõjutavad suuresti näiteks rahavoogude planeerimist. Heaks näiteks on tulumaksukorraldus. Kui ettevõttel on tekkinud Soomes tulumaksukohustus, siis määrab Soome maksuamet ettevõttele avansilise tulumaksu terveks aastaks. Eestis, nagu teame, makstakse tulumaksu ainult peale dividendide välja maksmist ehk ärikasumit Eestis (täna) ei maksustata. Soomes kuulub aga kogu ärikasum maksustamisele olenemata sellest, kas dividende makstakse või kasutatakse kasumit äri laiendamiseks ja investeerimiseks.

2. Kuidas korraldada Soome raamatupidamine

Raamatupidamise sisseseadmine Soomes eeldab, et mõtlete läbi, kas palkate endale ettevõttesse tööle raamatupidaja, ostate raamatupidamisteenuse sisse või kasutate kombineeritud lahendust, kus osa tööst teeb ära ettevõtte raamatupidaja ning teise osa raamatupidamisteenuse pakkuja. Selliste otsuste langetamisel on oluline lähtuda ettevõtte tegevusvaldkonnast ja mahtudest. Sageli on raamatupidamisteenuse sisse ostmine kuluefektiivne, kuid mitte alati. Üheks aspektiks, mida soovitame samuti kaaluda, on leida endale usaldusväärne raamatupidamisteenuse pakkuja, kes saab pakkuda teenust nii Eestis kui Soomes, kuna sellisel juhul on teie huvid kõige paremini kaitstud.

3. Registreering Soome äriregistris

Kõik välisriikide ettevõtted, kes tegutsevad Soomes, peavad end Soome äriregistris arvele võtma. Registreerimisprotsess hõlmab endas vajaliku info edastamist selle kohta, millega ettevõte Soomes tegelema asub, kuidas on äritegevus korraldatud jne. Siinkohal on kasulik võimalikult täpselt läbi mõelda nii ettevõtte tegevusala, tegutsemiskoht kui töötajate palkamise teemad, kuna need mõjutavad registreeringu saamist ja ka edaspidiseid maksukohustusi.

4. Vastutava isiku määramine

Et asjaajamine Soomes toimiks, on vajalik, et vähemalt üks ettevõttega seotud isik omaks Soome isikukoodi ja id-kaarti, nagu ka pangaligipääse, samuti tuleb väga suureks kasuks Soome keele oskus ning kogemused sealses ärikultuuris. Selline inimene on võimalik endale palgale võtta, samuti on võimalik sellist teenust sisse osta.

5. Raamatupidaja palkamine

Kui olete otsustanud, kas teil on kasulik palgata ettevõttesse oma raamatupidaja või osta raamatupidamisteenust sisse, siis on vaja leida ka sobiv inimene või ettevõtte. Raamatupidamispartneri valikul soovitame kindlasti uurida, kui pikaajaline kogemus on nii ettevõttel kui isikutel, kes teile raamatupidamisteenust pakkuma hakkavad, samuti tuleks selgitada, kas neil on ligipääs Soome maksuametisse, pankadesse, millist raamatupidamisprogrammi nad kasutavad, kas nad on võimelised ja ka harjunud kliendi huvide eest seisma maksuametis ja muudes ettevõtlusega seotud ametiasutustes.

Sageli minnakse seda teed, et leitakse raamatupidamisteenust pakkuv mikroettevõte, kogemusi ning tausta ei uurita, loeb odav hind. Kuigi teenusepakkujal võivad olla head kavatsused ja talle võib tunduda, et kui ta teostab Eestis raamatupidamist, suudab ta ju seda ka Soomes teenusena pakkuda, siis kogemused on näidanud, et sageli ei ole sellised teenusepakkujad kursis Soome spetsiifika ja seadusandlusega, millest tegutsemisel peab lähtuma, neil puuduvad kogemused ja ka vajalikud eeldused korrektse raamatupidamise teostamiseks (nagu varasemalt mainitud isikukood ja ligipääsud Soome ametiasutustele). Esialgu võib kõik korras tunduda, aga see on näiline, kuna suur osa raamatupidamisest on tegemata või ebakorrektselt tehtud. Sellise probleemikaga silmitsi seisvaid kliente jõuab meieni sageli. Seega, soovitame alati veenduda raamatupidaja kompetentsides enne, kui oma finantsasjad tema hoolde usaldate.

6. Raamatupidamistarkvara valik

Soome seadusandlusele ja standarditele vastamiseks tuleb teha valik Soome raamatupidamistarkvara kasuks. Toimivaid tarkvarasid on mitmeid, mille vahel valida, kuid need peavad olema Soome põhised ehk Eesti raamatupidamistarkvara abil Soome raamatupidamist efektiivselt teostada ei ole võimalik, kuna maksuseadistused, kontoplaan jm on Soomes ning Eestis erinev.

7. Dokumentide säilitamine

Nagu ka Eestis, tuleb teil läbi mõelda finantstehingute dokumenteerimine ja dokumentide säilitamine. Mõistlik on kasutada mõnd pilvelahendust. Raamatupidamisteenust sisse ostes organiseerib raamatupidamisdokumentide säilitamise Soome õigusaktide kohaselt raamatupidamisteenuse pakkuja. Siiski tuleks veenduda, et teenusepakkuja kasutab hea kasutajatoega tänapäevast programmi, mitte arhailist lahendust.

Oleme kokku puutunud näiteks selliste olukordadega, kus eelmine raamatupidaja on kasutanud raamatupidamistarkvara, millest ei ole võimalik digitaalset arhiivi teise tarkvarasse ümber tõsta. Ettevõtja peab aga teadma, et dokumentide säilitamise kohustus on ettevõtte juhatuse liikmel, mistõttu on väga oluline veenduda, et raamatupidamise teenust pakkuv ettevõte suudab vajadusel kogu dokumentide arhiivi ka ettevõtjale üle anda.

8.  Finantsdokumentatsiooni õigeaegne esitamine

Silmas tuleb pidada, et teaksite millal, kuidas ja kuhu tuleb esitada deklaratsioonid ja muud finantsaruanded. Peamiselt on vaja aruandeid esitada Soome maksuametile (Verohallinto), kuid teatud aruandeid on vaja esitada ka muudele ametiasutustele (näiteks kohalik ettevõtetele suunatud kinnisvaramaks; eksisteerib ka teatud aruandeid, mis puudutavad ehitusettevõtteid jne). Et mitte registreeringuid kaotada, tuleb kindlasti tähtaegadest kinni pidada nii deklaratsioonide esitamisel kui ka maksude tasumisel. Probleemide esinemisel tasub ise aktiivselt ametiasutustega ühendust otsida ning saavutada kokkulepe enne, kui tekivad puudujäägid või täitmata kohustused. Aruannete õigeaegselt esitamata jättes on oht saada trahvi, mis võib ulatuda kuni 2000 euroni kuus, mida kahjuks vaidlustamise kaudu tagasi nõuda ei saa.

9. Maksukohustuste täitmine

Ennekõike tuleb aru saada, millised on teie maksukohustused Soomes (käibemaks, tulumaks, tööandjamaksud, aga ka muud maksud), ning seejärel tuleb neid ka täita. Õigeaegsus ja probleemide ennetamine on olulised, nagu märgitud ka eelnevas punktis. Meie kogemus on näidanud, et Soome maksuamet on vastutulelik nende ettevõtete osas, kes makseraskustesse sattudes otsivad ise lahendust ning osalevad aktiivselt lahenduse välja töötamises koostöös maksuametiga. Paljusid maksukohustusi on võimalik ennetada kui omatakse selget ülevaadet, mis juhtudel maksukohustus tekib. Selleks on aga oluline, et raamatupidaja omab selleks piisavata kompetentsi ning raamatupidaja ja ettevõtte juht teeksid omavahel aktiivset koostööd.

10. Tööandja maksude korraldamine

Kui teil on Soomes töötajad, tuleb teil kui tööandjal tagada, et vastate Soome tööandja maksude regulatsioonile ning täidate Soomes tööandja kohustusi. Töötajatega seotud tööandjamaksud Soomes sõltuvad muuhulgas töötasu suurusest ja kindlustusliigist.

11. Raamatupidamisest pideva ülevaate omamine

Kui asute tegutsema välisriigis, hoidke finantsaruannetel ja ülevaadetel pidevalt silma peal, et olla kindel selles, et teie tegevus vastab kohalikele õigusaktidele ning standarditele. Kui märkate, et midagi ei ole päris õigesti, tegutsege ja otsige abi koheselt. Nii väldite hilisemalt suurematesse raskustesse sattumist, mis võib halvimal juhul tuua kaasa teie poolt üles ehitatud äri lagunemise.

12. Professionaalne tugi

Kaaluge spetsialistide ja ekspertide kaasamist ning nendega olulistes küsimustes nõu pidamist. Otsige selliseid teenusepakkujaid, kes on spetsialiseerunud Soome raamatupidamisele ja äriõigusele ning omavad piisavat kogemust, et teid erinevates olukordades asjaliku nõuga toetada. Hoidke meeles, et edukaks tegutsemiseks Soomes on teil vaja olla pidevalt kursis Soome raamatupidamisalase seadusandluse ning maksureeglistiku muudatustega. Lisaks seadusandlusest tulenevale regulatsioonile on oluline teada ka seda, milline on Soome Maksuameti tegutsemispraktika. Väga sageli on seadusest tulenev õigus reguleeritud mõne määruse või muu õigusnormiga, mis kitsendab või loob erandi seadusest tuleneva regulatsiooni rakendamiseks.

Wisecounter on tegutsenud raamatupidamisteenuse pakkujana enam kui 16 aastat. Helsingis on Wisecounteri kontor olnud klientidele avatud enam kui 7 aastat. Meie Soome raamatupidajad omavad põhjalikku kogemuste pagasit erinevatele ettevõtetele raamatupidamisteenuse ja äritegevusalase toe pakkumises. Me suhtleme Soome ametiasutustega Soome keeles ning meie raamatupidajad on Soome residendid. Saame pakkuda nii raamatupidamise täisteenust kui konsultatsiooni, samuti ka kontaktisikuteenust ning aidata äritegevuse planeerimisel ja ettevõtte registreerimistoimingute juures. Kuna meil on kontorid ka Eestis, Rootsis ja Lätis, saame pakkuda antud turgudel ka kombineeritud teenust. Lähema info saamiseks, võtke meiega ühendust kirjutades info@wisecounter.ee või helistades +372 5345 9464.

Artikli kirjutasid:

Piret Metsis, Soome Wisecounteri juhtivkonsultant

Maario Laas, partner

Wisecounter OÜ pakub raamatupidamisteenuseid ning koolitus- ja konsultatsiooniteenuseid. Aitame lisaks Eestile alustada äritegevust ka Soome, Rootsi ja Läti turgudel.

Saatke meile päring või kirjutage e-mail info@wisecounter.ee ja võtame teiega esimesel võimalusel ühendust.  

Loe ka sarnased artiklid:

Võtke meiega ühendust ja tulge konsultatsioonile! Meie juures on esimene konsultatsioon tasuta. Räägime lähemalt, kas ja kuidas saame Teile kasulikud olla.