Kuidas vormistada korrektne Rootsi arve

Arved on dokumendid, mille alusel sooritatakse äritehinguid, ehk ostu ja müüki. Arveid on kujunduse poolest väga erinevaid ja alati ei pruugi täitsa selge olla, mis kindlasti peab arvel välja toodud olema. Lisaks on Rootsis müügiarvetel paar erinevust, mida Eestis ei ole. Selles artiklis annan ülevaate, mis andmeid korrektne arve peab kindlasti sisaldama. Loodetavasti aitab see Rootsis tegutsevatel ettevõtjatel edaspidi segadust vältida.

Tulenevalt Rootsi raamatupidamisseadusest ning käibemaksuseadusest, peab arve sisaldama järgnevaid kohustuslikke andmeid:

1: Kuupäev: Arve kuupäevast nähtub, millal arve koostati.

2: Arve järjekorra number: Igal arvel peab olema unikaalne arvenumber, mis on osa koostatud arvete seeriast.

3: Klient: Kellele on arve esitatud. Arve saaja nimi ja aadress on kohustuslikud andmed.

4: Äritehing: Millal osutati teenus/müüdi kaup. Tihti on äritehingu kuupäev sama nagu arve väljastamise kuupäev, aga kuupäevad võivad olla ka erinevad. Oluline on meeles pidada, et kauba kogus on vajalik täpsustada rea kaupa ning tuua välja täpne nimetus. Teenuse puhul on oluline teenuse maht ja nimetus. 

5: Summad: Kauba või teenuse hind ilma käibemaksuta. Maksustatav summa käibemaksumäärade kaupa koos kohaldatavate käibemaksumääradega (25%, 12% või 6%) või maksuvaba käibe summa. Kogusumma (hind+käibemaks).

6: Arve väljastaja andmed: Arve koostanud firma nimi, reg number, VAT-number ja aadress on kohustuslikud kirja panna.

Lisaks kohustuslikele andmetele on soovituslikud andmed:

7: Makse tähtpäev, maksetingimused ning viivise määr.

8: Arve väljastaja pangakonto (bankgiro) andmed, mis peaks alati olema kui ei ole tegu sularaha arvega. 

9: F-skatti tõend.

10: Arve tüüp: kas tavaline, kreedit või osalise tasumisega arve.

11: Arve väljastaja ja kliendi referents isikud.

– Viited tellimustele või pakkumistele, mille põhjal arve on koostatud.

– Kauba puhul kindlasti soovituslik lisada ka tarnetingimused.

Pöördkäibemaksuga arved

Rootsis tegutsedes esineb olukordi, kus saab teha pöördkäibemaksuga arveid. Nendest kaks kõige tavalisemat on :

  • Euroopa Liidu sisene teenuste või kauba müük käibemaksu kohustusega ettevõttele.
  • Ehitussektoris ehitusteenuseid osutavalt ettevõttelt teisele ehitusteenusele osutavale ettevõttele. 

Nendel juhtudel on tähtis arvele panna lisaks järgnev info:

  • Kliendi käibemaksu kohuslase number. See on selleks, et tema vastutab käibemaksu deklareerimise eest. Kui tal seda numbrit ei ole, ei saa talle pöördkäibemaksuga arvet teha ja arve koostaja peab arvele käibemaksu otsa panema ning selle Rootsi maksuametile maksma.
  • Viide, et tegemist on pöördkäibemaksuga arvega, ehk rootsi keeles „omvänd betalningsskyldighet“. On olemas ka teisi variante samast sisust nagu üleval olevas näites, aga minimaalne tekstikriteerium on Rootsi Maksuameti info järgi eelmainitud „omvänd betalningsskyldighet“.

Selleks, et müüa kaupa või teenust pöördkäibemaksuga peab ostjal olema käibemaksukohuslase number.

Peale arve väljastamist tuleb müük deklareerida käibemaksu deklaratsioonil. Lisaks tuleb täita aruanne (periodisk sammanställning), täpse infoga EL sisese tarne kohta ehk, kellele ja millises summas kaupa või teenust müüdi ning klientide käibemaksu numbrid.

Kauba puhul on lisaks vaja dokumentatsiooni, et kaup on transporditud teise EL riiki.

Ostja käibemaksukohuslase registreerimisnumber ja müügi deklareerimine perioodilises aruandes on olulised, et EL-i maksuhalduril oleks võimalus kontrollida, kas ostja deklareerib kauba ostult käibemaksu.

Lühidalt kokku võttes on oluline, et arve oleks vormistatud kohe korrektselt, sest vastasel juhul võib teilt teenust või kaupa ostnud ettevõte paluda teil arve korrektseks teha ja sellisel juhul ei ole harvad juhud, kus arve tasumise maksetähtaega hakatakse lugema korrektse arve saabumise päevast alates. 

Selline olukord võib aga kaasa tuua teenuse osutajale või kauba müüjale likviidsusprobleeme. Oleme näinud, et sageli hakatakse tekkinud makseviivituse tõttu saabunud likviidsusprobleeme leevendama erinevate faktooringutega, mis omakorda vähendab tehingu kasumlikkust ja sageli toob pikas plaanis kaasa kahjumliku tegutsemise. Seda kõike on võimalik ennetada ja vältida kui arvestada Rootsi turu eripäradega ja teha vajalikke ettevalmistusi enne tehingu sõlmimist.